”Stöd för korrekt tidrapportering inte en kontrollfunktion”
Kronans Apotek inför nytt schemasystem där en funktion är att medarbetare som vill, själva kan registrera sin faktiska arbetstid genom att logga in och ut vid arbetsdagens start och slut.
– Det minskar risken för att någon går miste om lön eller övertidsersättning, säger Malin Possman på Kronans Apotek.
Malin Possman, försäljnings- och driftsdirektör på Kronans Apotek
I januari 2025 påbörjade Kronans Apotek införandet av ett nytt schemasystem, Too Easy – ett schemasystem som i stor utsträckning även används av andra verksamheter, exempelvis Kicks och Åhléns.
— Systemet innehåller flera funktioner som är nya för oss, bland annat en funktion kallas ”Kom och gå” som är ett verktyg för att registrera schemaavvikelser direkt i systemet istället för med papper och penna. Syftet är att förenkla administrationen kring arbetstid och därmed minska den administrativa belastningen i verksamheten, säger Malin Possman, försäljnings- och driftsdirektör på Kronans Apotek.
— Det innebär att apotekschefen i huvudsak endast behöver hantera och godkänna avvikelser, istället för att manuellt registrera alla förändringar som uppstår under dagen. Sammantaget skapar detta bättre förutsättningar för våra apotekschefer att lägga mer tid på verksamhetsnära arbete och stöd till medarbetarna.
Vad ligger bakom att ni provar detta och vad är syftet?
— Bakgrunden till att vi testar den här funktionen är att vi vill förenkla administrationen kring arbetstid och schemaläggning för våra apotekschefer. Genom att minska den manuella hanteringen av tidrapportering kan cheferna lägga mer tid på verksamhetsnära arbete, vara mer närvarande i apoteket och stötta medarbetare i det dagliga arbetet, säger Malin Possman och fortsätter.
— Funktionen innebär också att medarbetare själva registrerar sin faktiska arbetstid genom att logga in och ut vid arbetsdagens start och slut, vilket minskar risken för att någon går miste om lön eller övertidsersättning.
Malin Possman berättar att konkret innebär funktionen att apotekschefen i huvudsak endast behöver hantera och godkänna avvikelser, istället för att manuellt registrera förändringar som normalt uppstår under dagen, exempelvis om en medarbetare stannat kvar längre än schemalagd tid på grund av kunder på apoteket.
— Det är viktigt att understryka att “Kom och gå” är ett stöd för korrekt tidrapportering och administrativ hantering – inte en kontrollfunktion.
På hur många apotek provas det på?
— Vi testade funktionen på ett antal pilotapotek under hösten 2025, där vi fick positiv återkoppling. Vi öppnade därför möjligheten för de apotek som önskar, att använda funktionen sedan våren 2026. Funktionen är frivillig att använda och föregås alltid av delaktighet och dialog i teamet på apoteket.
Hur många anställda berörs?
— Funktionen är frivillig och inget krav.
Hur länge pågår piloten?
— Piloten pågick från hösten 2025 och funktionen öppnades för samtliga under våren 2026, men är som sagt frivilligt att använda.
Vad har ni fått för reaktioner från era kollegor som provat det?
— Vi har fått positiva kommentarer om att det här är bidrar till minskad administration och är enkelt att använda.
En del som har hört av sig till oss ser det som en stämpelklocka, hur ser ni på den liknelsen?
— Schemaavvikelser registreras redan idag av medarbetare, ”Kom och gå” är ett verktyg för att registrera tiden direkt i systemet, istället för att skriva upp på schemablad med papper och penna.
Något mer du vill tillägga som jag glömt att fråga om?
— Fackliga parter har varit involverade kring syfte och mål från start och apotek som vill använda funktionen har delaktighetsmöte innan.
Läs mer >> ”Stämpelklockan har gjort intåg men hör den hemma på apotek”
